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Traitement des données dans les copropriétés : la CNIL vous guide !

Dans le sens commun, une copropriété est un immeuble comprenant, généralement, des appartements ou des bureaux.

Sur le plan juridique, cette notion s'avère un peu plus complexe : l'administration de l'immeuble requiert, en effet, plusieurs organes (copropriétaires, syndic, conseil syndical, syndicat des copropriétaires) qui, dans leur périmètre d'intervention, doivent prendre des décisions.

Pour mener à bien leurs missions, ils vont être destinataires ou émetteurs de données.

Dans ce contexte, la CNIL rappelle les règles applicables en matière de traitement des données à caractère personnel.

Dans tous les cas, elle précise que les principes de sécurité et de confidentialité s'imposent à tout organisme traitant des informations relatives à des personnes physiques ce qui nécessite, par conséquent, de prendre des mesures pour s'assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.

Notez que la loi régissant le fonctionnement de la copropriété permet la transmission de données au conseil syndical : ainsi, lorsque le syndic est requis, il a l'obligation de transmettre tout document relatif à l'administration de la copropriété au conseil syndical.

De la même façon, le syndic doit également permettre à l'ensemble des propriétaires de lots de consulter, par exemple, les pièces justificatives des charges. La CNIL rappelle également qu'à partir du moment où la loi prévoit simplement la consultation ou la mise à disposition de documents, cela suppose que le syndic n'en fournisse pas de copie afin de limiter la divulgation de données relatives aux salariés et aux autres copropriétaires.

Enfin, elle évoque l'existence de nouvelles mesures pour simplifier et dématérialiser les échanges au sein de la copropriété, comme la tenue des assemblées générales à distance ou encore l'extranet de la copropriété.

Source : Publication de la CNIL du 18 novembre 2022 : « La gestion des données personnelles au sein d'une copropriété »

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